仕事って、忙しい時に限ってどんどん仕事が入って来ますよね。
仕事って出来る人に集まってくるものですからありがたいのかもしれませんが。
この世の中「何をしたかより誰がしたか」の時代
だから忙しい人はどんどん忙しくなっていきます、それはサラリーマンでも一緒です。
毎日本当に仕事が終わらず追い詰められているかと思います。
ただ時間というのは誰にでも平等な訳ですから出来る人でも限られた時間の中で仕事をして成果を出さないといけません。
そこで意識するのが「仕事の優先順位」です。
つまりやることとやらないことを決めていくという事ですね。
仕事の出来る人はこれが出来ているから仕事が終わるのです。
今回は忙しくていっぱいいっぱいのやちこさんと仕事の優先順位のつけ方について考えていきましょう。
なぜ頑張ってもが仕事が終わらないのか？
やちこさん、毎日忙しそうだね。。
なんかもうどうしていいかわからなくて…
なのにやってもやっても仕事が終わらないの！
そうか、やちこさんが怒られなくなる方法を教えてあげるね。
すべて頑張らなくても成果が出る方法と考え方を今日は勉強して帰ってね。
皆さん仕事を進めるにおいて、忙しくなってくると仕事の整理をしますよね？で、割と皆さんやっているのが、日ごとのタスクリスト（やることリスト）を作成するでしょう。そしてそのタスクが終わると線を引いて消していきます。これは仕事が可[…]
すべてを頑張ることはできない
やちこさんは、すべてを頑張ろうとしているといったね？
今の仕事は忙しいそうだね、定時に帰れてるの見たことないよ。
一応全部は終わらせようと頑張るんだけど、失敗というか色々間違えてばっかり。
同僚のやちみは、さっさと終わらせて帰っちゃうの。
いや、全部頑張ろうとするからできないんだよ。
全部頑張ろうとしたって無理だよ。やり方が違うよ。
じゃあ一緒に考えていこうね。
時間は限られているから
これは当たり前の事なんだけど時間って有限だよね。
無限にあればすべての仕事に全力投球すればいい。
ただなんでもそうだけどすべての事に対して無限なんてことはほぼあり得ないんだ。
会社であれば始業時間内という限られた時間がある。
そうなるとすべての事を全力でやるのは元々無理なんだよ。
やちみさんが仕事が終わる理由はすべてを頑張らないからだ。
手抜きしてるのかしら？
仕事にも重要度がある
仕事は重要かどうかの判断をまずしなければいけない。
では問題だ、やちこさんだったらどの仕事を優先する？ちなみに依頼されてる順番は上から順だよ。
２, 営業さんから受けた商品発注作業
３， 部長から頼まれた来週の会議資料のコピー
４, お客様からの返品の問い合わせ
あーあ、それじゃ、結果また先輩と部長に怒られるよ…
ここはまず２と４を優先すべきだよ。これを先にやらないよクレームが来たり商品の納品が間に合わなくなったらみんなに迷惑が掛かって大変な事になるよ。部長や先輩の仕事ってまだ時間的に余裕があるから今日やらなくてもいいじゃないの？
これを先にすると、それこそ２と4の仕事が終わらなくなるよ。大変な事になる。
冷静に考えられてなかったかもしれないわ。
伝票整理や会議の資料は時間的に余裕があるはずだよ。やちこさんは上司に怒られたくないという気持ちが強いのかもしれない。
限られた時間ですべての事はできないから、そうやって優先順位を決めて、低い仕事は後に回したり手の空いている同僚や後輩にお願いしてみるというのも手だよ。そうすれば優先順位の高い仕事をしっかりと出来るしリカバリの無駄な時間も無くなる。
すべてをやろうとすると、すべてが中途半端になるんだ。
でも結局全部やらないとダメよね？？
「２：８の法則」で上位2割の仕事に集中する
ではやちこさんにこの法則を伝えよう
イタリアの経済学者のパレートという人が提唱した法則だよ。
別名「20：80の法則」や「パレート分布」と言われている。
例えば
上位2割の商品が、全体の8割の売上を取っている。
大体売れる商品って大体上位2割くらいだわ。
もしかしていつも発注台帳をすべて1から確認していってない？ あれものすごく時間がかかっているよね？
パレートの法則をあてはめたらもっともっと仕事が要領よくできるかもしれない。
上位2割の抜き出し方
じゃあその肝心の2割の抜き出し方を考えていこう。
皆さんの仕事の中で何を優先しなければいけないかだね。
期限のあるもの
まずは期限のあるものを優先していこう。例えば今日やらないといけないとか、至急やりなさいとかね。
でもこれは比較的わかりやすいね。期限の迫っているものだものね。
影響が大きい物
言い換えれば重要なものだけど、重要というのは人それぞれ基準が違うから、これをやらないと影響が大きいと考えらる事だね
さっきの例でもあったけどみんなに迷惑が掛かるものや、回復に時間がかかるなどの影響が大きくなりそうなものを優先してやるべきだよ。
部長や課長が頼むからということも自分や他の人たちの影響が大きくなりそうなら優先してもいいかもしれないね。
上位に2割の仕事を頑張ればいい
効率化出来た時間で、残りをやっていければいいんだ。
これでバタバタしなくていいかもしれない
全部頑張るなんて誰でも無理だよ。
時間は有限だからね、それは全部できるに越したことはないけど、そうもいかないから仕事の優先順位をつけてそこを頑張ればいいんだよ
・「20：80の法則」を知る
・仕事は時間と影響度で優先順位を振り分けて考える。
